Huisartsenpraktijk

Huisartsenpraktijken hebben dagelijks te maken met nieuwe aanmeldingen en verhuizingen van patiënten. Daarbij moeten medische dossiers ook z.s.m. worden overgedragen aan de opvolgende huisarts. Dat vraagt een bepaalde alertheid en zorgvuldigheid om de ION in-/uitschrijvingen goed bij te houden. Kijk ook onder de rubriek Zorgmail File Transfer of onder de rubriek Veel gestelde vragen voor meer informatie over deze onderwerpen.

Soms treden er ook veranderingen in de praktijksamenstelling op door associaties / dissociaties van huisartsensamenwerkingsverbanden of verandert een samenwerkingsverband van juridische status. Zulke veranderingen hebben ook gevolgen voor de ION-inschrijvingen. Heeft u twijfels of vragen hierover? Neem dan altijd even contact op met de projectleider van Stichting ION via ons Contactformulier.

Veelgestelde vragen

Waarom krijg ik een factuur van ION?

Stichting ION onderhoudt en beheert de database waarin elke inwoner van Nederland gekoppeld kan worden aan één huisarts. Dit is in het belang van alle huisartsen, aangezien de zorgverzekeraars deze database als leidend beschouwen voor het betalen van de inschrijftarieven aan de juiste huisarts. In de aanloopfase heeft Zorgverzekeraars Nederland (ZN), de koepelorganisatie van zorgverzekeraars, het overgrote deel van de bouw en inrichting van de ION-database betaald. Vanaf 1 januari 2010 moeten huisartsen zelf de kosten dragen. Daarom krijgt elke huisarts die patiënten heeft aangemeld in deze database een factuur. Het bestuur stelt jaarlijks het tarief vast op basis van de ION-begroting. De jaarlijkse bijdrage per patiënt kan dus per jaar verschillen en zowel hoger als lager worden. In bijgaand overzicht ziet u hoe de bijdrage zich door de jaren heen ontwikkelde. 

ION-bijdrage door de jaren heen

Hoe kan ik controleren hoeveel en welke patiënten op mijn naam staan ingeschreven?

U gaat naar www.vecozo.nl
1. Log in met uw Vecozo-certificaat
2. Kies de menu's : Mijn Diensten - Inschrijving Op Naam (ION) - Aantal geregistreerde patiënten raadplegen
3. Kies de praktijk AGB-code
4. Kies de peildatum waarop u wilt controleren (standaard is dat de actuele datum)
Een overzicht van de aantallen patiënten die op uw naam ingeschreven staan wordt getoond. Onder het overzicht staat het totaal aantal patiënten. Achter de AGB-code en naam van de praktijk of zorgverlener(s) staat het aantal weergegeven. Door op het blauwe aantal te klikken, krijgt u de lijst te zien van de patiënten. Per keer worden standaard 25 patiënten tegelijk getoond maar dit aantal kunt u rechtsboven aanpassen. U kunt bladeren via de bladerfunctie onder aan de pagina. Door op de betreffende patiëntnaam te klikken krijgt u de verdere detailgegevens van de patiënt te zien.

Ik stop in de loop van dit jaar met mijn praktijk. Waarom moet ik betalen voor het hele jaar?

De peildatum voor de ION-bijdrage is 1 april van het lopende jaar. Iedere huisartsenpraktijk aan wiens AGB-code op dat moment patiënten zijn gekoppeld in de ION-database ontvangt een factuur. Het bedrag hangt af van het aantal patiënten. De bijdrage per patiënt wordt elk jaar door het Bestuur van Stichting ION vastgesteld op basis van de vaste kosten en de lopende en geplande projecten. Wij kunnen geen rekening houden met tussentijdse mutaties in de praktijksamenstelling of overdrachten van praktijken omdat wij eenvoudigweg deze informatie niet doorkrijgen. Het (op verzoek) handmatig aanpassen van de factuur vergt administratieve kosten en meestal staan deze niet in verhouding tot het te betalen factuurbedrag. Wij gaan er van uit dat degene op wiens naam op 1 april de patiënten staan ingeschreven de nota betaalt. Deze huisarts kan vervolgens, bij een tussentijdse overdracht, de kosten naar rato met de opvolger(s) verrekenen.

Mijn praktijk is opgeheven en toch krijg ik nog een factuur van ION?

De peildatum voor de ION-bijdrage is 1 april. Op dat moment stonden er blijkbaar nog patiënten op uw persoonlijke of praktijk AGB-code ingeschreven in de ION-database. Als u al voor 1 april bent gestopt, gaat het waarschijnlijk om patiënten die niet (goed) zijn overgedragen. Vaak betreft het de niet meer actieve patiënten zoals overledenen, geëmigreerde patiënten, langdurig gedetineerden, defensiepersoneel of patiënten die zijn opgenomen in een WLZ-instelling. Deze moeten normaal gesproken handmatig in ION worden afgemeld omdat daar geen opvolgende huisarts in het spel is. Vaak wordt dat echter vergeten. Meld deze patiënten zelf af in ION of geef de stopdatum van uw praktijk AGB-code door bij Vektis zodat de patiënten automatisch worden afgemeld in ION.

Vervangt inschrijving in de ION-database het inschrijfformulier van de eigen praktijk?

Voor de ION-database geldt 'inschrijven = uitschrijven', maar dat is niet van invloed op de behandelrelatie. Alleen de patiënt zelf kan die aangaan of verbreken. De ION-database is louter een administratief hulpmiddel. Daarom blijft een inschrijfbewijs in de eigen praktijk voor nieuwe patiënten van belang. Een dergelijk bewijs kan tevens een rol spelen als arbitrage nodig is om uit te maken wie de huisarts van die patiënt is. Ook kan een voorgaande huisarts via het Zorgmail File Transfer systeem u verzoeken om het bewijs van inschrijving digitaal te tonen alvorens hij/zij het medisch dossier naar u op zal sturen. 

Het praktijkadres of de samenstelling van de praktijk is gewijzigd.

ION maakt gebruik van het Vektis Huisartsenbestand. Als u de adreswijziging of wijziging in de samenstelling van de praktijk aan Vektis heeft doorgegeven dan beschikt ION daar ook over. Verdere actie is dan niet meer nodig.

Wijzigingen in uw praktijk kunt u elektronisch aan Vektis doorgeven:

Wijzigingenhttps://www.agbcode.nl/Content/AGB-gegevens%20wijzigen

Beëindiginghttps://www.agbcode.nl/Content/AGB-registratie%20beëindigen

Patiënten die ION worden aangemeld worden afgekeurd omdat er geen BSN of verzekering kan worden vastgesteld. Via de COV vind ik die wel. Hoe kan dat?

Er kunnen verschillen zijn in de Vecozo-database waarop ION controleert en de databases van zorgverzekeraars die rechtstreeks worden geraadpleegd bij een COV-check. Het synchroon houden van deze informatie verschilt per zorgverzekeraar. 
Meestal lost het probleem zich op als de betreffende patiënten een paar dagen later opnieuw worden aan gemeld. 
Ook het handmatig aanbieden via de Vecozo-website kan het probleem oplossen omdat op die manier een directe controle in de bronbestanden van de zorgverzekeraars plaatsvindt. Met name in de maand januari kan door de veelvuldige wisselingen van zorgverzekeraars dit probleem zich vaker voordoen.

Wat betekent de declaratie afwijscode 366?

Als u een inschrijftarief declareert voor een patiënt die op de peildatum op naam van een andere huisarts staat geregistreerd in de ION-database, dan wordt die declaratie afgewezen met code 366 (verzekerde staat op naam van andere huisarts ingeschreven). Dat kan niet worden betwist via een elektronisch correctieverzoek omdat de afwijzing is gebaseerd op de gegevens van de ION-database. En die is en blijft leidend. U zal het dus eerst in ION met terugwerkende kracht moeten corrigeren en wanneer dat niet meer mogelijk is (omdat er bijvoorbeeld al een nieuwe relatie is gestart in ION) het onderling met de andere huisarts regelen.

Patiënten worden afgekeurd met foutcode 999, technische fout. Wat betekent dit?

Afwijzing met technische foutcode '999' duidt in de meeste gevallen op een dubbele basisverzekering. 
Bij de automatische aanmelding kan en mag het systeem zelf geen keuze maken welke de actieve verzekering moet zijn. 
Deze patiënten moeten handmatig worden aangemeld en daarbij moet de keuze voor de actieve verzekering zelf worden gemaakt. 
Attendeer patiënten hierop. Een dubbele basisverzekering kost uiteindelijk onnodig veel geld. 

Declaratie wordt afgewezen vanwege "verzekerde heeft geen zorgverbintenis voor huisartsenhulp."

Een aantal zorgverzekeraars keurt ineens declaraties af met de onderbouwing "De verzekerde heeft op xx-xx-20xx geen zorgverbintenis voor huisartsenhulp."
Deze afwijzingen zijn vaak onterecht omdat de patiënt op dat moment NIET in ION stond geregistreerd (vaak pasgeborenen die later werden aangemeld of patiënten die in januari van zorgverzekering wisselden). In zulke gevallen geldt echter de afspraak dat uitbetaling dient plaats te vinden aan de eerst-declarerende huisarts. Deze afspraak is reeds in 2014 met Zorgverzekeraars Nederland (ZN) gemaakt.

Blijkbaar hebben er recentelijk aanpassingen in de software bij verzekeraars plaatsgevonden waardoor deze afhandelingsregel niet meer goed wordt uitgevoerd. 
U kunt daar overigens wel op reclameren via e-mail maar geen elektronisch correctieverzoek indienen omdat de patiënt op de peildatum niet in ION stond. 

Het lukt me niet om een patiënt, die vandaag door een andere huisarts is aangemeld en bij mij is afgemeld, opnieuw aan te melden. Hoe kan dat?

Patiënten kunnen niet voor de tweede keer op dezelfde dag worden aangemeld in de ION-database als daar al een actieve relatie bestaat. Een patiënt wordt namelijk op de dag van aanmelding ingeschreven bij de nieuwe huisarts en de voorgaande dag uitgeschreven bij de voormalige huisarts. Dat kan niet als de datum van aanmelding dezelfde is als de datum van afmelding. Via de software vindt deze datumcontrole plaats. 
Patiënten kunnen slechts één actieve relatie tegelijk hebben met één huisarts. Daarom is het ook niet mogelijk om patiënten in te schrijven als er al een actieve relatie bestaat in de ION-database op een datum in het verleden. Daarom luidt het advies om nieuwe patiënten direct in te schrijven. U kunt dat voor individuele patiënten dagelijks doen via de ION-module van uw HIS of via het ION-deel van de Vecozo-website. U kunt er ook voor kiezen om dat een keer per week batch-gewijs te doen via de ION-software van uw HIS of VIP Calculus. Kies dan altijd voor de actuele datum. 
Het is niet mogelijk om patiënten alvast aan te melden op een datum die in de toekomst ligt.

Let op! Verwerk uw aanmeldingen voordat het kwartaal ten einde loopt. De eerste dag van een kwartaal is de peildatum voor de inschrijftarieven. Om onzuivere declaraties te voorkomen worden mutaties die op de laatste of op de eerste dag van een kwartaal worden aangeboden pas op de tweede dag van het kwartaal verwerkt en op naam ingeschreven. Patiënten, waarvan op de kwartaalovergang nog geen actieve relatie in ION bestaat, kunt u wel gewoon op de die geblokkeerde dagen (zelfs nog met terugwerkende kracht) in ION aanmelden.