Huisartsenpraktijk

We krijgen regelmatig de vraag waarom het aanmelden van patiënten in ION niet lukt. Daar kunnen uiteenlopende redenen voor zijn:

1. Men probeert een patiënt in ION aan te melden met een datum in het verleden maar deze overlapt op dat moment een bestaande relatie met de voorgaande huisarts. Dat is dus niet mogelijk. Aanmelden kan alleen per actuele datum waarbij automatisch de relatie met de voorgaande huisarts met ingang van de dag daarvoor gestopt wordt òf met de datum in het verleden als er op dat moment geen actieve relatie in ION aanwezig was. Dat kan bijvoorbeeld bij pasgeborenen die pas later in ION worden aangemeld of bij emigranten die nog  niet eerder een huisarts in Nederland hadden.

2. Men probeert een patiënt in ION aan te melden met de datum in de toekomst. Dat is niet toegestaan.

3. Men probeert een patiënt in ION aan te melden terwijl deze reeds in ION op je naam staat ingeschreven.

4. Men probeert een patiënt in ION te melden tijdens de kwartaalovergang. Op de eerste èn de laatste dag van elk kwartaal is een tweedaagse blokkade van de ION-database van kracht vanwege het aanmaken van de controlebestanden t.b.v. de zorgverzekeraars. Alle in die twee dagen aangeboden ION-mutaties worden dan pas op de 2e dag van het kwartaal verwerkt in ION en krijgen daarmee ook die verwerkingsdatum mee. Let daar dus goed op bij het aanmelden van nieuwe patiënten aan het einde van een lopend kwartaal. Te laat aangemelde patiënten kunnen ook niet door Stichting ION worden gecorrigeerd en de declaratie zal worden afgewezen op grond van het feit dat de patiënt op de ION-peildatum (1e dag van het kwartaal) nog op naam van een andere huisarts in ION stond ingeschreven. Je kunt daar dan ook niet op reclameren via een elektronisch correctieverzoek. Wat dan nog rest is dat je de voorgaande huisarts verzoekt het tarief mee te declareren en het verder onderling te verrekenen.

5. Men probeert een patiënt in ION aan te melden die géén geldig BSN en/of actieve zorgverzekering heeft. In zulke gevallen kun je de patiënt alleen tijdelijk handmatig in ION inschrijven. Deze krijgt dan een andere KwaliteitsCategorie mee (KC2 t/m KC3) maar aan deze inschrijving kunnen verder geen rechten worden ontleend. Alleen een KC1-inschrijving is een geldige inschrijving voor declaratie van het inschrijftarief of om te reclameren via en zgn. elektronisch correctieverzoek. De tijdelijke handmatige inschrijving kan wel gebruikt worden om in geval van geschillen aan te tonen wie de eerste inschrijving in ION heeft gedaan terwijl nog niet alle gegevens op dat moment bekend waren.

Stichting ION onderhoudt en beheert de database waarin elke inwoner van Nederland gekoppeld kan worden aan één huisarts. Dit is in het belang van alle huisartsen, aangezien de zorgverzekeraars deze database als leidend beschouwen voor het betalen van de inschrijftarieven aan de juiste huisarts. In de aanloopfase heeft Zorgverzekeraars Nederland (ZN), de koepelorganisatie van zorgverzekeraars, het overgrote deel van de bouw en inrichting van de ION-database betaald. Vanaf 1 januari 2010 moeten huisartsen zelf de kosten dragen. Daarom krijgt elke huisarts die patiënten heeft aangemeld in deze database een factuur. Het bestuur stelt jaarlijks het tarief vast op basis van de ION-begroting. De jaarlijkse bijdrage per patiënt kan dus per jaar verschillen en zowel hoger als lager worden. In bijgaand overzicht ziet u hoe de bijdragen zich door de jaren heen ontwikkelden. 

U gaat naar www.vecozo.nl
1. Log in met uw Vecozo-certificaat
2. Kies de menu's : Mijn Diensten - Inschrijving Op Naam (ION) - Aantal geregistreerde patiënten raadplegen
3. Kies de praktijk AGB-code
4. Kies de peildatum waarop u wilt controleren (standaard is dat de actuele datum)
Een overzicht van de aantallen patiënten die op uw naam ingeschreven staan wordt getoond. Onder het overzicht staat het totaal aantal patiënten. Achter de AGB-code en naam van de praktijk of zorgverlener(s) staat het aantal weergegeven. Door op het blauwe aantal te klikken, krijgt u de lijst te zien van de patiënten. Per keer worden standaard 25 patiënten tegelijk getoond maar dit aantal kunt u rechtsboven aanpassen. U kunt bladeren via de bladerfunctie onder aan de pagina. Door op de betreffende patiëntnaam te klikken krijgt u de verdere detailgegevens van de patiënt te zien.

Voor de ION-database geldt 'inschrijven = uitschrijven', maar dat is niet van invloed op de behandelrelatie. Alleen de patiënt zelf kan die aangaan of verbreken. De ION-database is louter een administratief hulpmiddel. Daarom blijft een inschrijfbewijs in de eigen praktijk voor nieuwe patiënten van belang. Een dergelijk bewijs kan tevens een rol spelen als arbitrage nodig is om uit te maken wie de huisarts van die patiënt is. Ook kan een voorgaande huisarts via het Zorgmail File Transfer systeem u verzoeken om het bewijs van inschrijving digitaal te tonen alvorens hij/zij het medisch dossier naar u op zal sturen. 

Er kunnen verschillen zijn in de Vecozo-database waarop ION controleert en de databases van zorgverzekeraars die rechtstreeks worden geraadpleegd bij een COV-check. Het synchroon houden van deze informatie verschilt per zorgverzekeraar. 
Meestal lost het probleem zich op als de betreffende patiënten een paar dagen later opnieuw worden aan gemeld. 
Ook het handmatig aanbieden via de Vecozo-website kan het probleem oplossen omdat op die manier een directe controle in de bronbestanden van de zorgverzekeraars plaatsvindt. Met name in de maand januari kan door de veelvuldige wisselingen van zorgverzekeraars dit probleem zich vaker voordoen.

Als u een inschrijftarief declareert voor een patiënt die op de peildatum op naam van een andere huisarts staat geregistreerd in de ION-database, dan wordt die declaratie afgewezen met code 366 (verzekerde staat op naam van andere huisarts ingeschreven). Dat kan niet worden betwist via een elektronisch correctieverzoek omdat de afwijzing is gebaseerd op de gegevens van de ION-database. En die is en blijft leidend. U zal het dus eerst in ION met terugwerkende kracht moeten corrigeren en wanneer dat niet meer mogelijk is (omdat er bijvoorbeeld al een nieuwe relatie is gestart in ION) het onderling met de andere huisarts regelen.

Afwijzing met technische foutcode '999' duidt in de meeste gevallen op een dubbele basisverzekering. 
Bij de automatische aanmelding kan en mag het systeem zelf geen keuze maken welke de actieve verzekering moet zijn. 
Deze patiënten moeten handmatig worden aangemeld en daarbij moet de keuze voor de actieve verzekering zelf worden gemaakt. 
Attendeer patiënten hierop. Een dubbele basisverzekering kost uiteindelijk onnodig veel geld. 

Een aantal zorgverzekeraars keurt ineens declaraties af met de onderbouwing "De verzekerde heeft op xx-xx-20xx geen zorgverbintenis voor huisartsenhulp."
Deze afwijzingen zijn vaak onterecht omdat de patiënt op dat moment NIET in ION stond geregistreerd (vaak pasgeborenen die later werden aangemeld of patiënten die in januari van zorgverzekering wisselden). In zulke gevallen geldt echter de afspraak dat uitbetaling dient plaats te vinden aan de eerst-declarerende huisarts. Deze afspraak is reeds in 2014 met Zorgverzekeraars Nederland (ZN) gemaakt.

Blijkbaar hebben er recentelijk aanpassingen in de software bij verzekeraars plaatsgevonden waardoor deze afhandelingsregel niet meer goed wordt uitgevoerd. 
U kunt daar overigens wel op reclameren via e-mail maar geen elektronisch correctieverzoek indienen omdat de patiënt op de peildatum niet in ION stond. 

Patiënten kunnen niet voor de tweede keer op dezelfde dag worden aangemeld in de ION-database als daar al een actieve relatie bestaat. Een patiënt wordt namelijk op de dag van aanmelding ingeschreven bij de nieuwe huisarts en de voorgaande dag uitgeschreven bij de voormalige huisarts. Dat kan niet als de datum van aanmelding dezelfde is als de datum van afmelding. Via de software vindt deze datumcontrole plaats. 
Patiënten kunnen slechts één actieve relatie tegelijk hebben met één huisarts. Daarom is het ook niet mogelijk om patiënten in te schrijven als er al een actieve relatie bestaat in de ION-database op een datum in het verleden. Daarom luidt het advies om nieuwe patiënten direct in te schrijven. U kunt dat voor individuele patiënten dagelijks doen via de ION-module van uw HIS of via het ION-deel van de Vecozo-website. U kunt er ook voor kiezen om dat een keer per week batch-gewijs te doen via de ION-software van uw HIS of VIP Calculus. Kies dan altijd voor de actuele datum. 
Het is niet mogelijk om patiënten alvast aan te melden op een datum die in de toekomst ligt.

Let op! Verwerk uw aanmeldingen voordat het kwartaal ten einde loopt. De eerste dag van een kwartaal is de peildatum voor de inschrijftarieven. Om onzuivere declaraties te voorkomen worden mutaties die op de laatste of op de eerste dag van een kwartaal worden aangeboden pas op de tweede dag van het kwartaal verwerkt en op naam ingeschreven. Patiënten, waarvan op de kwartaalovergang nog geen actieve relatie in ION bestaat, kunt u wel gewoon op de die geblokkeerde dagen (zelfs nog met terugwerkende kracht) in ION aanmelden.

U kunt een patiënt op een eenvoudige manier aanmelden. Daarvoor kiest u de volgende route:
1. www.vecozo.nl
2. Inloggen als zorgverlener
3. Mijn Diensten
4. Inschrijving Op Naam (ION)
5. Aanmelden patiënt.

Let op! Patiënten die niet zijn verzekerd en/of van wie (nog) geen BSN bekend is - bijvoorbeeld pasgeboren baby's -, kunt u alleen tijdelijk handmatig aanmelden. U kiest in zo’n geval voor Handmatig aanmelden en vult de gegevens in die op dat moment bekend zijn. Na twee maanden ontvangt u automatisch een bericht per e-mail met de vraag om de ontbrekende gegevens alsnog in te vullen. Als deze gegevens nog steeds niet bekend zijn, kunt u eenvoudig met een druk op de knop de inschrijving verlengen. Als u niet reageert, wordt de patiënt na drie maanden automatisch in ION afgemeld.