Met ZorgMail File Transfer (ZFT) kunt u patiëntverhuisdossiers gemakkelijk, veilig en elektronisch overdragen aan de nieuwe huisarts van uw patiënt.
Raadpleeg hier de Online Handleiding ZFT
Toestemming patiënt moet worden geregeld
Toestemming van de patiënt voor de overdracht van het patiëntverhuisdossier is niet geregeld via ZFT, zoals het ook niet is geregeld bij verzending per post. De verantwoordelijkheid ligt bij de huisartsen zelf. Het advies van de KNMG luidt dat er toestemming gegeven moet zijn aan een van beiden, de oude óf de nieuwe huisarts. Via de chatfunctie van ZFT kunt u uw collega (nieuwe huisarts) verzoeken om het inschrijfformulier elektronisch toe te sturen voordat u het patiëntverhuisdossier overdraagt. Zo controleert u de juistheid van de inschrijving door de nieuwe huisarts door de dit eerst bij uw patiënt te verifiëren als u twijfels daarbij heeft. Pas als de onjuistheid van de inschrijving is vastgesteld, meld u de patiënt opnieuw in ION aan om de situatie te corrigeren. Hiermee voorkomt u onnodig 'geping-pong' met patiëntinschrijvingen in ION tussen huisartsenpraktijken.
Download de PROCEDURE Afhandelen ingekomen dossieraanvragen in ZFT in PDF-formaat waarin het aan de hand van ZFT-schermen wordt toegelicht.
Wacht niet met het ophalen van het dossier !
U heeft 4 weken de tijd om een patiëntverhuisdossier op te halen via ZorgMail File Transfer. Na 4 weken wordt het dan aanwezige dossier automatisch vernietigd omdat de maximale bewaartijd is overschreden. Als u het dan nog niet heeft gedaan, dan moet u de vorige huisarts vragen om het dossier opnieuw aan u over te dragen. Met als gevolg: extra werk voor allebei.
Haal een patiëntverhuisdossier dus op tijd op! U kunt het dossier namelijk eerst op de eigen server in een aparte map opslaan om het later pas in uw HIS in te lezen.
ZFT voortaan alleen voor huisartsen
De applicatie ZorgMail FileTransfer werd behalve voor het verhuizen van patiëntdossiers tussen huisartspraktijken ook gebruikt voor de afhandeling van informatie-aanvragen die instellingen (niet-huisartsen) versturen naar huisartsen. Op verzoek van het ION-Bestuur heeft Enovation (bouwer en beheerder van ZFT) besloten dat ZorgMail FileTransfer met ingang van 27-03-2018 alleen nog ingezet wordt voor de overdracht van patiëntdossiers bij verhuizingen van patiënten tussen huisartspraktijken. Dit besluit heeft o.a. te maken met de mogelijkheid om de nieuwe door huisartsen gewenste functionaliteiten in eigen beheer verder te kunnen ontwikkelen zonder daarbij andere partijen te hoeven betrekken. Daarnaast worden de kosten van ZFT volledig gefinancierd uit de jaarlijkse bijdragen van de huisartsen. Andere partijen leveren geen bijdrage aan deze kosten terwijl er wel gebruik van wordt gemaakt. Stichting ION ziet voor zich ook geen rol weggelegd om dit product verder te vermarkten. Enovation heeft daarvoor een soortgelijk product in de markt gezet onder de naam Zorgmail Send Message en waarbij Enovation overigens zorgdraagt voor de compatibiliteit van deze twee systemen.
Wat verandert er voor mij als huisarts?
De verwerking van informatie-aanvragen die u ontvangt van instellingen (niet-huisartsen) is veranderd. Die bereiken u niet langer via ZorgMail FileTransfer maar via de nieuwe route ZorgMail Send Message.
De nieuwe werkwijze voor u als huisarts
- U ontvangt een informatie-aanvraag als een MEDVRI-bericht. Dat bericht komt automatisch in uw Huisarts Informatie Systeem (HIS) terecht. De inhoud van de informatie-aanvraag kunt u net als andere MEDVRI berichten in uw HIS lezen.
- Naast de inhoud van de informatie-aanvraag bevat het MEDVRI bericht ook een link/URL en een tijdelijke toegangscode. Deze link/URL geeft u toegang tot de informatie-aanvraag en eventuele bijlagen zijn meegestuurd (bijvoorbeeld een inschrijvingsbewijs van de patiënt).
- Door op de link te klikken of door deze te kopiëren en te plakken in een webbrowser (dit is per HIS verschillend) komt u in de beveiligde ZorgMail Viewer terecht. Met behulp van de tijdelijke toegangscode die is opgenomen in het MEDVRI bericht krijgt u toegang tot de gehele informatie-aanvraag en eventuele bijlagen
- Vanuit de beveiligde ZorgMail Viewer kunt u als huisarts antwoorden op de informatie-aanvraag en een of meerdere bijlagen toevoegen.
U kunt maximaal 10 bijlagen sturen (maximaal 36 MB)
Meer informatie over Zorgmail Send Message vindt u via deze link op de website van Enovation.