Veilig Verhuizen

Voor veel huisartsen en assistenten is het een nog steeds ergernis dat het niet altijd feilloos lukt om patiëntverhuisdossiers elektronisch in te lezen. Ook al staat dit probleem al jarenlang op de agenda, het is nog steeds niet naar tevredenheid opgelost. Maar dat gaat veranderen. Stap voor stap. ION speelt daarbij een faciliterende rol.
In de ION-database staat welke patiënten zijn ingeschreven bij welke huisarts. Wordt er een nieuwe huisarts gekozen en schrijft deze de patiënt in ION op zijn/haar naam in, dan wordt per direct de relatie met de voorgaande huisarts in ION stopgezet en leidt het tot een elektronisch verzoek via Zorgmail File Transfer (ZFT) om het medisch dossier veilig en digitaal over te dragen. 

ION streeft ernaar om de administratieve lasten van huisartsen te verminderen. Als de patiëntdossiers elektronisch kunnen worden overgedragen en direct in het HIS worden ingelezen, scheelt dat enorm veel werk. Omdat het huidige elektronisch medisch overdrachtsbericht (MEDOVD) gedateerd is, gaat dat vaak niet helemaal goed. Systeemverschillen tussen leveranciers van HIS-systemen en andere technische drempels leiden er toe dat het huidige overdrachtsbericht in sommige gevallen niet foutloos kan worden ingelezen in het nieuwe HIS. Het vergt dus altijd nog extra controle en het nodige handwerk om met name medische correspondentie opnieuw op de juiste plaats in het HIS te plaatsen.

Veilig verhuizen

Startpunt

ION heeft het voortouw genomen en contact gezocht met NedHIS – de koepel van HIS-gebruikersverenigingen, VZVZ, LHV, NHG en Nictiz om het overdrachtprobleem uit de wereld te helpen. De gegevens in de ION-database en het principe van in- en uitschrijven zijn een prima startpunt om de elektronische overdracht te faciliteren. Speciale aandacht gaat uit naar het compatible krijgen èn houden van alle HIS-sen in het uitwisselingsproces, een lastig onderdeel van het project.

Huidige overdrachtsproces

In het huidige overdrachtsproces speelt Stichting ION alleen een faciliterende rol. Het daadwerkelijke transport vindt plaats via bestaande, beveiligde kanalen. De verantwoordelijkheid voor de feitelijke overdracht blijft in handen van de betreffende huisartsen.

  1. De patiënt meldt zich bij nieuwe huisarts en tekent daar een toestemmingsformulier voor de overdracht van zijn dossier.
  2. De nieuwe huisarts meldt de patiënt aan in de ION-database. De patiënt wordt vervolgens automatisch in ION uitgeschreven bij de oude huisarts. ION zorgt er voor dat beide huisartsen met elkaar in contact kunnen komen.
  3. Er gaat automatisch een verzoek van de nieuwe huisarts naar de oude huisarts om het patiëntendossier elektronisch over te dragen.
  4. De oude huisarts exporteert het patiëntverhuisdossier conform de afgesproken MEDOVD-standaard, maakt ook een PDF-afdrukbestand van het totale dossier en een ZIP-file van alle correspondentie en bijlagen die niet in het overdrachtbericht zitten. Deze drie bestanden worden - zo nodig met een overdrachtsbrief - via een beveiligde verbinding d.m.v. Zorgmail File Transfer (ZFT) klaar gezet voor de nieuwe huisarts.
  5. De nieuwe huisarts downloadt deze bestanden, en accordeert de goede ontvangst. De oude huisarts ontvangt hiervan een bevestiging voor zijn archief. 
  6. De nieuwe huisarts importeert het MEDOVD-bericht in het HIS en controleert aan de hand van de PDF of het volledig en juist is overgekomen en koppelt de correspondentiebestanden opnieuw aan het dossier van de patiënt in het HIS.

ZFT Overdrachtsproces in beeld

Het totale dossier van een patiënt kan veel informatie bevatten. Medicatie, journaalregels, episodes, contra-indicaties, allergieën, labwaarden, specialistenbrieven enzovoort. Het huidige overdrachtsformaat is (technisch) niet geschikt om al deze informatie zodanig te verhuizen dat de gegevens 1-op-1 van het ene HIS in het andere terechtkomen. Via het project Veilig Verhuizen werkt Stichting ION, samen met de eerdergenoemde partijen, aan het ontwikkelen van de nieuwe XML-standaard (HL7v3) waarin in elk geval de naw-gegevens, episodes, journaalregels, medicatie, contra-indicaties, intoleranties, memo's en correspondentie gestructureerd kunnen worden overgedragen. Het fysiek overdragen van de gegevens zal via het Landelijke SchakelPunt (LSP) gaan verlopen en gebruik maken van de AORTA-infrastructuur voor de zorg.