Een goede en veilige digitale overdracht van patiëntverhuisdossiers is van belang voor elke huisartspraktijk.Het is en blijft ingewikkeld, omdat omdat elke verandering in een HIS gevolgen kan hebben voor de kwaliteit van de overdracht. Daarom vraagt dit project voortdurend aandacht. ION heeft in overleg met NedHIS - de koepel van HIS-gebruikersverenigingen - enkele jaren geleden de regie op zich genomen.
Kruistesten
Sinds 2012 wordt de stand van zaken en voortgang van het goed en veilig elektronisch overdragen van patiëntverhuisdossiers gemonitord door kruistesten. Dat houdt in dat in elk HIS een verhuisdossier wordt ingelezen dat afkomstig is van andere HIS-sen, inclusief het eigen HIS. In september en oktober 2015 zijn er praktijktesten uitgevoerd met CGM HUISARTS (Mira), Medicom, MicroHIS, Promedico ASP, Promedico VDF, OmniHis Scipio, TetraHis en WebHis Zorgdossier. Niet op testsystemen bij de HIS leveranciers, maar in de praktijk van huisartsen uit de pakket-, programma- of softwarecommissies van de verschillende HIS-sen. De testen zijn uitgevoerd met testdossiers die de huisartsen zelf hebben aangeleverd. Daardoor was er een grote variatie in inhoud, omvang en complexiteit. Op die manier is de werkelijkheid zo goed mogelijk benaderd. De testen zijn uitgevoerd en geanalyseerd door Marcel Leijten, technisch projectleider van ION, en Harm Jan Lamers, voormalig huisarts en productmanager bij verschillende HIS-leveranciers. Harm Jan was de stuwende kracht van het NedHIS project dat in 2008 resulteerde in een werkend verhuisbericht. Toen enkele jaren later duidelijk werd dat er regie nodig was om het verhuisbericht werkend te houden, heeft de stichting Inschrijving Op Naam (ION) in overleg met NedHIS – de koepel van HIS gebruikersverenigingen – de voortrekkersrol op zich genomen.
Wat wordt er overgedragen?
Een patiëntverhuisdossier bestaat uit verschillende documenten.
In elk geval:
- Het EPD-overdrachtbericht (vroeger: MEDOVD).
- Een pdf-bestand van het medisch dossier ter controle.
- Een zip-bestand van alle correspondentie die niet is geïntegreerd in het EPD-overdrachtbericht.
Idealiter voegt een huisarts daar een vierde document aan toe:
- Een brief met de belangrijkste medische gegevens en aandachtspunten betreffende de patiënt.
Testen en uitkomsten
De EPD-overdrachtberichten zijn technisch doorgelicht. Er is gekeken in hoeverre zij afwijken van het afgesproken standaardbericht. Dat kan bijvoorbeeld gaan om een punt in plaats van een komma. Bij de berichten van alle HISsen zijn syntactische en semantische op- en aanmerkingen te maken, maar directe invloed daarvan op fouten bij het importeren hebben Marcel en Harm Jan nog niet kunnen ontdekken. In acht verschillende huisartspraktijken zijn de acht testdossiers geïmporteerd en is het resultaat ervan zorgvuldig onderzocht. Elke keer is gecontroleerd of en hoe de NAW-gegevens, episodes, probleemlijst, contacthistorie, journaalregels, meetwaarden, actuele medicatie, historische medicatie, contra-indicaties, intoleranties en allergieën, attentie- of memovelden en de brieven in het EPD-overdrachtbericht zijn ingelezen in het nieuwe HIS.
De resultaten van de kruistesten zijn gepresenteerd op 14 oktober tijdens de HIS DEMO 2015. U vindt de highlights in de presentatie. Daaraan is ook een lijst wensen toegevoegd, die nodig zijn om de kwaliteit van de elektronische overdracht van patiëntverhuisdossiers structureel te verbeteren. De resultaten staan samengevat in het totaaloverzicht.
Per HIS vindt u hieronder de gespecificeerde uitkomsten voor elk geïmporteerd patiëntverhuisdossier.
De uitkomsten zijn ingedeeld in drie categorieën:
√ = foutloos
Ị = goed met op- en aanmerkingen
X = echt fout
CGM HUISARTS (mira)
Medicom
MicroHIS
Promedico ASP
Promedico VDF
OmniHis Scipio
Tetrahis
Zorgdossier
Als er iets niet goed gaat, kan dat liggen aan het importerende of het exporterende HIS maar ook aan de combinatie van beide HIS-sen. En zelfs aan het betreffende dossier. Praktijkervaringen onderstrepen hoe complex het probleem van de overdracht is. Zo kreeg een huisarts onlangs drie dossiers tegelijk van dezelfde huisarts. Twee kon hij zonder problemen importeren, en de derde niet. Een andere huisarts laat weten dat als het niet lukt om een patiëntverhuisdossier in te lezen, hij de vorige huisarts vraagt het dossier opnieuw klaar te zetten in ZorgMail File Transfer en dat het een tweede keer vaak wel goed gaat. Er zijn ook huisartsen en assistentes die andere ervaringen hebben dan de testuitslagen laten zien.