Hieronder de procedures voor het aanmelden van patiënten uitgaande van 2 situaties:
- Het patiëntenbestand is al aangemeld in de ION-database.
- Het patiëntenbestand is nog niet aangemeld in de ION-database.
1. Het patiëntenbestand is al aangemeld in de ION-database.
Afhankelijk van uw HIS kunt u met de ingebouwde ION-module of module van een declaratieservicebureau patiënten aan- en afmelden. Ook kunt u wijzigingen doorvoeren.
- Via het HIS, via het ION-aanmeldingsscherm op de website van VECOZO of met een ION-module meldt u een patiënt aan bij de ION-database.
- Als de patiënt al geregistreerd is in de ION-database, wordt met uw aanmelding de relatie van de patiënt met de vorige huisartsenpraktijk automatisch beëindigd.
- De ingangsdatum van de nieuwe inschrijving is de datum waarop u dit doet. Aanmelden met terugwerkende kracht is in principe ook mogelijk mits er geen actieve relatie in ION (meer) aanwezig is. In dat geval is aanmelden mogelijk tot uiterlijk de dag ná de laatste stopdatum in ION. Wanneer er geen voorgaande relaties aanwezig zijn in ION dan kan met terugwerkende kracht worden aangemeld tot op uiterlijk de geboortedatum van de patiënt..
- De datum van beëindiging van een relatie wordt altijd vastgesteld op de dag voorafgaande aan de nieuwe aanmelddatum.
- De vorige huisartsenpraktijk wordt per e-mail op de hoogte gesteld dat de patiënt is afgemeld èn er wordt daarbij aangegeven wie de nieuwe huisartsenpraktijk is. Op die manier kan de dossieroverdracht zorgvuldig worden geregeld via Zorgmail File Transfer (ZFT).
Een patiënt kan in de ION-database slechts ingeschreven staan bij één huisartsenpraktijk. Zijn/haar BSN (burgerservicenummer) wordt gekoppeld aan de AGB-code van de huisartsenpraktijk. Als een andere huisartsenpraktijk ten onrechte één van uw patiënten claimt, kunt u dat probleem proberen onderling op te lossen. Komt u er samen niet uit, dan kunt u voor bemiddeling terecht bij de ION-ombudsman.
2. Het patiëntenbestand is nog niet aangemeld in de ION-database.
U kunt een bestand aanleveren met alle actieve patiënten die zijn ingeschreven in de praktijk. Afhankelijk van het HIS kan dat met een (ingebouwde) ION-module of die van een declaratieservicebureau. Deze applicaties maken het mogelijk om in één keer een compleet patiëntenbestand aan te leveren.
Als deze patiënt nog niet geregistreerd staat in de ION-database kunt u voor de datum van inschrijving van deze patiënt een ingangsdatum in het verleden opgeven mits deze niet een voorgaande relatie overlapt. Anders is alleen aanmelding per actuele datum mogelijk.
Zorg dat uw patiëntenbestand opgeschoond en actueel is voordat u het aanlevert aan de ION-database. Het bestand moet in ieder geval het burgerservicenummer, naam en geboortedatum van de patiënten bevatten èn de AGB-code van de deelnemende huisartsenpraktijk.
Let op:
Een nieuwe huisartsenpraktijk-patiëntrelatie kan in verband met de declaratie van de inschrijftarieven, niet ingaan op de laatste of de eerste dag van een kwartaalovergang. Dan is de ION-database geblokkeerd voor mutaties i.v.m. het aanmaken van de controlebestanden t.b.v. de zorgverzekeraars. Alle op die twee dagen aangeboden ION-mutaties worden dan pas op de 2e dag van het kwartaal in ION verwerkt en krijgen ook die aanmelddatum mee.
Patiënten die niet zijn verzekerd en/of van wie (nog) geen BSN bekend is - bijvoorbeeld pasgeboren baby's -, kunnen alleen handmatig tijdelijk worden aangemeld. Kies voor Handmatig aanmelden en vul de gegevens in die op dat moment bekend zijn. Na twee maanden komt er automatisch een bericht per e-mail met de vraag om de ontbrekende gegevens alsnog in te vullen. Als deze gegevens nog steeds niet bekend zijn, is eenvoudig met een druk op de knop de tijdelijke inschrijving te verlengen. Als er niet wordt gereageerd, wordt deze tijdelijke inschrijving na drie maanden automatisch in ION afgemeld.