Hieronder de procedures voor het aanmelden van patiënten uitgaande van 2 situaties:
- Het patiëntenbestand is al aangemeld in de ION-database.
- Het patiëntenbestand is nog niet aangemeld in de ION-database.
1. Het patiëntenbestand is al aangemeld in de ION-database.
Afhankelijk van uw HIS kunt u met de ingebouwde ION-module of module van een declaratieservicebureau patiënten aan- en afmelden. Ook kunt u wijzigingen doorvoeren.
- Via het HIS, via het ION-aanmeldingsscherm op de website van VECOZO of met een ION-module meldt u een patiënt aan bij de ION-database.
- Als de patiënt al geregistreerd is in de ION-database, wordt met uw aanmelding de relatie van de patiënt met de vorige huisarts automatisch beëindigd.
- De ingangsdatum van de nieuwe inschrijving is de datum waarop u dit doet.
- De datum van beëindiging wordt vastgesteld op de dag daarvoor.
- De vorige huisarts wordt per e-mail op de hoogte gesteld dat de patiënt is afgemeld en er wordt aangegeven wie de nieuwe huisarts is. Op die manier kan de dossieroverdracht zorgvuldig worden geregeld.
Een patiënt kan in de ION-database slechts ingeschreven staan bij één huisarts. Zijn BSN (burgerservicenummer) wordt gekoppeld aan de AGB-code van de huisarts of de praktijk. Als een andere huisarts ten onrechte een van uw patiënten claimt, kunt u dat probleem proberen onderling op te lossen. Komt u er samen niet uit, dan kunt u voor bemiddeling terecht bij de ION-ombudsman.
2. Het patiëntenbestand is nog niet aangemeld in de ION-database.
U kunt een bestand aanleveren met alle actieve patiënten die zijn ingeschreven in de praktijk. Afhankelijk van het HIS kan dat met een (ingebouwde) ION-module of die van een declaratieservicebureau. Deze applicaties maken het mogelijk om om in één keer een compleet patiëntenbestand aan te leveren.
Als deze patiënt nog niet geregistreerd staat in de ION-database kunt u voor de datum van inschrijving van deze patiënt een ingangsdatum in het verleden opgeven.
Zorg dat uw patiëntenbestand opgeschoond en actueel is voordat u het aanlevert aan de ION-database. Het bestand moet in ieder geval de burgerservicenummers van de patiënten bevatten én de AGB-code van de deelnemende huisarts of huisartsenpraktijk.
Let op:
Een nieuwe huisarts-patiëntrelatie kan in verband met de declaratie van de inschrijftarieven, niet ingaan op de laatste of de eerste dag van een kwartaal. Dan is de ION-database geblokkeerd voor mutaties i.v.m. het aanmaken van de controlebestanden t.b.v. de zorgverzekeraars. Alle op die twee dagen aangeboden ION-mutaties worden dan pas op de 2e dag van het kwartaal in ION verwerkt en krijgen ook die aanmelddatum mee.
Patiënten die niet zijn verzekerd en/of van wie (nog) geen BSN bekend is - bijvoorbeeld pasgeboren baby's -, kunnen alleen handmatig tijdelijk worden aangemeld. Kies voor Handmatig aanmelden en vul de gegevens in die op dat moment bekend zijn. Na twee maanden komt er automatisch een bericht per e-mail met de vraag om de ontbrekende gegevens alsnog in te vullen. Als deze gegevens nog steeds niet bekend zijn, is eenvoudig met een druk op de knop de inschrijving te verlengen. Als er niet wordt gereageerd, wordt deze tijdelijke inschrijving na drie maanden automatisch in ION afgemeld.