Zorgverzekeraars vragen elk kwartaal een overzicht op bij ION waarin staat aan welke huisarts hun verzekerden op de peildatum zijn gekoppeld in de ION-database. Aan de hand van dit ION-overzicht toetst de zorgverzekeraar de declaraties voor inschrijftarieven en bijbehorende modules. Zo wordt bij dubbele declaraties meteen de juiste huisarts uitbetaald. Dat scheelt veel correctieverzoeken en administratieve rompslomp, niet alleen voor de zorgverzekeraars maar ook voor de huisartspraktijken. Alle zorgverzekeraars maken inmiddels gebruik van deze ION-dienst.
Wat betekent de ION-controle voor de huisartsenpraktijk?
- Mutatiestop.
Voor het maken (klaarzetten, controleren en verwerken van de ION-gegevens) van de actuele overzichten voor de zorgverzekeraars is tijd nodig. Daarom geldt: alle ION-mutaties die op de laatste en de eerste dag van een kwartaal worden ingevoerd, worden pas op de tweede dag van het nieuwe kwartaal verwerkt en gedateerd. Houd daar rekening mee als u deze patiënten nog mee wilt kunnen declareren! - Iedereen aangemeld?
Zorg ervoor dat al uw patiënten die onder de zorgverzekeringswet vallen, tijdig in de ION-database zijn aangemeld. Wacht daarmee niet tot de laatste dag met het risico dat de eerdergenoemde mutatiestop van toepassing is. - Declareren.
Voor het declareren zelf verandert niets. - Afwijscode 366.
Als u een inschrijftarief declareert voor een patiënt die op de peildatum aan een andere huisarts is gekoppeld in de ION-database, wordt die declaratie afgewezen met code 366 (verzekerde staat op naam van andere huisarts ingeschreven). Dat kan niet worden betwist, omdat de afwijzing is gebaseerd op de gegevens van de ION-database. En die is en blijft leidend.
De Zorgverzekeraars worden geacht het volgende protocol te hanteren voor het afhandelen van de declaraties:
Protocol - Afhandeling declaraties
- De patiënt staat in ION op naam van een huisarts of een huisartspraktijk per eerste dag van het kwartaal (= peildatum voor zorgverzekeraars).
- De zorgverzekeraar krijgt een overzicht van de eigen verzekerden en de huisartspraktijk waar deze staan ingeschreven.
- De huisarts declareert het inschrijftarief met modules.
- De zorgverzekeraar controleert of er een match is met het ION-bestand op praktijkniveau (dus niet op persoonlijke AGB).
- Als die match er is, dan wordt de declaratie wat betreft de ION-controle goedgekeurd.
- Als er geen match is, dan wordt voor de betreffende patiënt de eerst declarerende huisarts(praktijk) uitbetaald, de tweede wordt afgewezen. Reclameren is dan niet mogelijk want er is geen ION-registratie. Huisartsen moeten dat zo nodig onderling oplossen.
Aandachtspunten
Bij een AGB-code wijziging als gevolg van een praktijkoverdracht, beëindiging, associatie of dissociatie en die ingaat op de eerste dag van een nieuw kwartaal is het van belang dat de patiënten ten minste drie dagen voor het einde van het lopende kwartaal worden afgemeld in de ION-database. Op die manier kunnen deze patiënten later met terugwerkende kracht worden ingeschreven bij de nieuwe huisarts(praktijk) op de voorlaatste dag van het kwartaal, ook als de HIS-conversie pas na die peildatum heeft plaatsgevonden. Bijkomend voordeel is dat praktijken dan geen mutatieberichten krijgen.
Jaarwisseling en verzekerdenstatus
Van verzekerden die tussen 1 en 31 januari bij een zorgverzekeraar worden ingeschreven, is op het moment van declareren de nieuwe zorgverzekeraar niet altijd bekend bij de huisarts. Bovendien kunnen zorgverzekeraars bij een late overstap aan de hand van het ION-controlebestand van 1 januari niet controleren of de patiënt in kwestie een van hun verzekerden is. Beide situaties kunnen problemen opleveren.
Het inschrijftarief kan bij de verkeerde zorgverzekeraar worden gedeclareerd. In zo’n geval dient de huisarts, op wiens naam de verzekerde staat ingeschreven, na 1 februari een elektronisch correctieverzoek in als de juiste zorgverzekeraar bekend is. En zorgverzekeraars kunnen na 1 februari een nieuw actueel controlebestand opvragen bij Vecozo, zodat ze de controles goed kunnen uitvoeren.
Verzekerde niet op naam ingeschreven
Als een verzekerde niet op naam staat ingeschreven in de ION-database wordt de declaratie uitbetaald aan de eerst declarerende huisarts. Dit kan incidenteel leiden tot correctieverzoeken. De huisarts kan een verzekerde namelijk met terugwerkende kracht in de ION-database inschrijven, mits natuurlijk de relatie met de vorige huisarts voor die inschrijfdatum in ION is gestopt.
Als u op problemen stuit die u niet in samenspraak met de betreffende zorgverzekeraar kunt oplossen, laat het ons weten. Wij proberen dan samen met u een oplossing te vinden. En als duidelijk wordt dat het gaat om een structureel knelpunt, kunnen wij met de zorgverzekeraars in gesprek gaan.