Wat is de ION-database?
De ION-database is een landelijk register waarin alle huisartsen in Nederland hun patiënten aanmelden ten teken dat die patiënten in zijn/haar praktijk als vaste patiënten staan ingeschreven, daar de huisartsenzorg ontvangen en de medische dossiers worden beheerd. Een patiënt kan slechts bij één huisartsenpraktijk tegelijk staan ingeschreven in de ION-database. Wanneer een patiënt zich bij een nieuwe huisartsenpraktijk inschrijft, meldt deze dat in de ION-database en volgt er in de ION-database ook meteen de uitschrijving bij de voorgaande huisartsenpraktijk. De voorgaande huisartsenpraktijk ontvangt daarvan een elektronisch bericht en tevens het verzoek om het medisch dossier digitaal en beveiligd over te dragen aan de opvolgende huisartsenpraktijk.
Waarvoor dient de ION-database?
De ION-database is in de eerste instantie opgezet met het doel het declaratieverkeer tussen huisartsenpraktijken en zorgverzekeraars te vergemakkelijken en de administratieve lasten daarvan zo laag mogelijk te houden. Huisartsenpraktijken ontvangen elk kwartaal een zgn. inschrijftarief voor elke patiënt die in hun praktijk staat ingeschreven èn in ION is aangemeld. De inschrijving in de ION-database is uiteindelijk leidend voor het recht om het inschrijftarief te mogen declareren. Het inschrijftarief is een vooruitbetaling voor elk kwartaal en waarmee de huisartsenpraktijk garant kan staan voor de te leveren huisartsen basiszorg. Het dekt de vaste lasten van elke huisartsenpraktijk om het gebouw en medewerkers paraat te houden om de zorg te kunnen leveren.
Het tweede doel van de ION-database is dat medische gegevens van de patiënt, die thuishoren in het huisartsendossier, daadwerkelijk aan het dossier bij de juiste huisartsenpraktijk kunnen worden toegevoegd. Andere partijen dan de huisartsenpraktijk en zorgverzekeraars kunnen ofwel toegang krijgen tot de database of een inzageverzoek indienen om informatie te ontvangen uit de database.
Zie voor meer informatie ‘Beleid inzage door derden’.
Wat staat er in de database?
In de ION-database zijn van 3 entiteiten beperkte gegevens opgenomen t.w.:
1. Patiënten : Burgerservicenummer (BSN), Voorletters + Achternaam, Geboortedatum en Geslacht
2. Huisartsenpraktijk : AGB-code (unieke zorgaanbiederscode) van de praktijk en de naam van de praktijk.
3. Zorgverzekeraars : UZOVI-code (unieke zorgverzekeraarscode) en de naam van de zorgverzekeraar.
NB: de ION-database bevat géén medische informatie! Omdat (nagenoeg) iedere inwoner in Nederland bij een huisartsenpraktijk staat ingeschreven, is de informatie dat een inwoner staat ingeschreven bij een bepaalde huisartsenpraktijk géén gegeven over iemand zijn gezondheid.
Beveiliging
De ION-database bevat privacygevoelige informatie. Hiermee wordt zeer zorgvuldig omgegaan. De database is eigendom van de Nederlandse huisartsen gezamenlijk. Gegevens worden altijd versleuteld verzonden met behulp van Vecozo-veiligheidscertificaten. De ION-database is aangemeld bij het College Bescherming Persoonsgegevens en staat geregistreerd onder nummer m1373705.
Voor meer informatie over de verwerking van (persoons)gegevens en de beveiliging daarvan, zie:
- het huisartsenreglement ION-database (vastgesteld in 2008, update juni 2019)
- het patiënten privacyreglement ION-database (vastgesteld in 2008, update september 2012).
Toegang verkrijgen
Alle BIG-geregistreerde huisartsen in Nederland met een geldig Vecozo-certificaat krijgen automatisch toegang tot de ION-database. Hiermee kunnen zij de gegevens van patiënten uit hun eigen praktijk invoeren, inzien en wijzigen.
Zorgverzekeraars hebben op dezelfde wijze toegang maar kunnen alléén de gegevens van hun eigen verzekerden inzien. Zij kunnen geen mutaties uitvoeren op deze gegevens.
Patiënten hebben géén direct toegang tot de ION-database, maar hebben via hun huisartsenpraktijk de mogelijkheid om de in ION opgeslagen gegevens in te zien. Patiënten kunnen in bijzondere gevallen ook een inzageverzoek indienen bij projectleider ION. Voor meer informatie raadpleeg:patiënten privacyreglement ION-database
Andere partijen hebben in principe geen toegang tot de ION-database maar kunnen onder bepaalde voorwaarden deze toegang wel aanvragen. Daarvoor moet een verzoek worden ingediend bij het ION-bestuur. Het ION-bestuur heeft vastgesteld aan welke eisen de verzoeken van derden moeten voldoen. Zo verleent ION een partij alleen toegang als dat op basis van de geldende wet- en regelgeving is toegestaan.
Zie voor meer informatie ‘Raadplegen actuele huisartsenpraktijk’ en ‘Beleid verzoeken inzage ION-database derden’.
Technisch beheer
Het technisch beheer van de ION-database is in handen van Vecozo. Vecozo is een IT-leverancier die IT-diensten biedt die beveiligde communicatie tussen ketenpartners in de zorg mogelijk maakt. In opdracht van Stichting ION heeft Vecozo de ION-database gebouwd en technisch in beheer.
Functioneel beheer
ION heeft een technisch projectleider die de contacten met Vecozo onderhoudt en de planning en de afspraken voor de werkzaamheden maakt. De ION-projectleider treedt tevens op als functioneel beheerder van de ION-database en vormt het aanspreekpunt voor zorgaanbieders en softwareleveranciers voor alle vragen over de ION-database. Hij is te bereiken via het Contactformulier op deze website.
Werking in de praktijk
De HIS-sen hebben òf een eigen ION-module ingebouwd òf kunnen werken met een ION-module van een declaratieservicebureau of andere softwareleverancier. Met deze modules is het mogelijk om het totale bestand van actieve patiënten in één keer te controleren of aan te melden bij de ION-database en up-to-date te houden door mutaties (in-/uitschrijvingen) door te geven. Huisartsen en assistenten kunnen daarnaast met een persoonlijk Vecozo-certificaat ook altijd inloggen via de ION-portaal op de Vecozo-website voor direct toegang tot de ION-database en zo de uitgevoerde mutaties direct controleren.. Er zijn aparte schermen voor het aanmelden van nieuwe patiënten, het wijzigen van de gegevens en het afmelden. De patiëntengegevens van collega-huisartsenpraktijken zijn niet te zien.
Zorgverzekeraars hebben (vooralsnog) alléén toegang tot de ION-database via de website en kunnen daarbij slechts de eigen verzekerden raadplegen. Zij kunnen géén mutaties doorvoeren in de ION-database. De zorgverzekeraars ontvangen elk kwartaal een controlebestand van hun verzekerden waaruit blijkt bij welke huisartspraktijk deze staan ingeschreven. Deze kwartaalcontrolebestanden worden alléén gebruikt om de declaraties van huisartsenpraktijken snel op juistheid te kunnen controleren om vervolgens tot betaling van het kwartaalinschrijftarief over te kunnen gaan.